Um das erhebliche Einsparpotential elektronischer Einkaufslösungen bestmöglich ausschöpfen zu können, wurde die leicht zu bedienende und flexibel erweiterbare Applikation Cobalt eProcurement auf Lotus Domino Basis entwickelt. Sie erhalten eine Plattform, die nicht nur eine direkte Kostenstellenbelieferung und Budgetplanung für Kostenstellen und Mitarbeiter unterstützt, sondern gleichzeitig die Anbindung mehrerer Lieferanten, die Einbindung interner Beschaffungsstellen sowie die Definition beliebiger Kataloge ermöglicht. Schnittstellen zu SAP, Ariba oder anderen Systemen stehen zur Verfügung und sind mit minimalem Aufwand einrichtbar.
- Abweichendes Geschäftsjahr
- Backendintegration für automatische Verarbeitung von Mitarbeiter- und Kostenstellendaten, Liefer- und Orderresponses
- ERP/SAP Schnittstellen + Open Catalog Interface + Ariba-Anbindung
- Genehmigungsverfahren und Workflow
- Kostenstellen- und Mitarbeiterbudgets
- Mehrkatalog- und Mehrlieferantenfähigkeit
- Mehrsprachigkeit (deutsch, englisch, französisch, …)
- Mehrstufiges Berechtigungskonzept
- Musterwarenkörbe (Ordertemplates)
- Statistiken und Excel Export
- Übersicht der am häufigsten bestellten Artikel
- Verfügbarkeits- und Bestandsanzeigen
- Volltextsuche und Suche über Warengruppen
Um das erhebliche Einsparpotential elektronischer Einkaufslösungen gegenüber der herkömmlichen Bestellweise, vor allem im C-Artikel-Bereich, bestmöglich ausschöpfen zu können, wurde die leicht zu bedienende und flexibel erweiterbare Applikation „Cobalt eProcurement“ auf Lotus Domino Basis entwickelt. Sie erhalten eine Plattform, die nicht nur eine direkte Kostenstellenbelieferung und Budgetplanung für Kostenstellen und Mitarbeiter unterstützt, sondern gleichzeitig die Anbindung mehrerer Lieferanten, die Einbindung interner Beschaffungsstellen sowie die Definition beliebiger Kataloge ermöglicht. Daneben sind für die Integration weiterer Backendprozesse Schnittstellen bspw. zu verschiedenen ERP-Systemen verfügbar.
Mit der Plattform Cobalt eProcurement optimieren, steuern und überwachen Sie alle Beschaffungsprozesse in Ihrem Unternehmen, vom Bedarfsträger über den Einkauf bis hin zum Lieferanten.
Das Berechtigungskonzept erlaubt die Abbildung von Berechtigungshierarchien für Kataloge, Kostenstellen, Lieferanschriften, das Abrufen von Statistiken, die Systemadministration und die Realisierung von Workflows. Entsprechende Genehmigungsverfahren lassen sich definieren und aktivieren / deaktivieren. Durch die Nutzung von Budgetplanung und -überwachung werden Ihre Kosten im Einkauf plan- und kontrollierbar. Suchfunktionen über Katalog- und Warengruppenstrukturen sowie eine Volltextsuche geben schnellen Zugriff auf alle Artikel.
Wareneingangskontrolle, Musterwarenkörbe (Ordertemplates), Sortimentsauswahl und Bestellvorschläge sind ebenfalls Bestandteil der Anwendung. Benutzerführung und Komfort der Software erlauben eine Einführung ohne jeglichen Schulungsaufwand.
Über Import- und Exportschnittstellen können Mitarbeiter- und Kostenstellendaten per Browser oder Notes Client importiert und abgeglichen werden. Reports und Excel Exports sorgen für die schnelle Auswertbarkeit von Bestelldaten. Der einfache und manuell gesteuerte Austausch von Katalogdaten mit Ihren Lieferanten wird so ebenfalls realisiert. (Beachten Sie hierzu bitte den Punkt „Backendintegration“)
Das Cobalt XML – Portal unterstützt die automatische und periodische Verarbeitung von Importfiles jedweder Art, bspw. die Übernahme und Aktivierung von Mitarbeiterdaten aus Drittsystemen, Abgleich von Kostenstellendaten und Projektinformationen bis hin zur Verarbeitung von Orderresponses und Lieferscheininformationen.
Auch der zuvor genannte Austausch von Kataloginformationen und Artikeldaten mit Ihren Lieferanten kann ebenfalls automatisiert und periodisch erfolgen.
Das integrierte Open Catalog Interface ermöglicht die Anbindung des SAP Enterprise Buyer. Zudem ist die direkte SAP-Anbindung zum Erzeugen und Abfragen von Bestelldaten möglich. Schnittstellen für Marktplatzanbindungen, bspw. Ariba, sind ebenfalls vorhanden.
Anwendungsbasis ist ein Lotus Domino Server der Version 8.5 oder höher. Als Plattformen werden Windows und Linux-Systeme unterstützt. Die Hardwareanforderungen sind moderat, so genügen 10 GB Plattenplatz und 2 GB Hauptspeicher für den Betrieb der Applikation mit allen Modulen. Die Verwendung eines Quad-Prozessorsystems wird empfohlen. Cobalt eProcurement kann alternativ gehostet werden.
Das Berechtigungskonzept des Bestellsystems gewährleistet, dass Mitarbeiter ausschließlich Zugang zu den Daten haben, die für sie bestimmt sind. Das Berechtigungskonzept erlaubt ferner die spezifische Beschränkung von Zugriffen auf Funktionen und Daten. Cobalt eProcurement stellt folgende Berechtigungsstufen bereit:
Anwender ohne Bestellberechtigung:
- Anwender kann Bestellungen erzeugen, jedoch nicht auslösen. Einbindung des Kostenstellenverantwortlichen per Workflow.
- Anwender sieht nur seine eigenen Bestellungen.
Anwender mit Bestellberechtigung:
- Anwender kann Bestellungen erzeugen und auslösen.
- Anwender sieht nur seine eigenen Bestellungen.
Genehmiger:
- Der Genehmiger sieht seine eigenen Bestellungen als auch die Bestellungen der Mitarbeiter, für deren Kostenstellen er als Kostenstellenverantwortlicher festgelegt worden ist.
Controlling / Statistiken:
- Für Anwender mit Berechtigungen für Statistiken und Excel Exports sind alle Bestellun- gen sichtbar, aber nicht änderbar.
Administrator:
- Administratoren sehen generell alle Bestellungen, allerdings sind auch für diese bereits ausgelöste Bestellungen nicht änderbar.
Der Zugriff auf Funktionen und Daten wird ausschließlich nach erfolgreicher Authentifizierung gestattet. Welche Mitarbeiterlogins zur Verfügung stehen, wird von der Administration des Kunden vorgegeben. Sowohl der Import von Mitarbeiterdaten als auch das manuelle Anlegen von Mitarbeiterprofilen ist möglich.
Zur Absicherung der HTTP-Verbindungen zwischen Anwender und Shopsystem kommt die SSL-Verschlüsselung zum Einsatz.
Die Übergabe von Bestelldaten erfolgt ausschließlich innerhalb der IT-Infrastruktur des Lieferanten. Der Kunde nutzt ein Shopsystem, das ihm über das Rechenzentrum von Corporate Express (CE) per Browserzugriff zur Verfügung gestellt wird (Hosting). Bei Auslösen einer Bestellung wird diese ohne Umwege, ohne Nutzung des Internets oder anderer Verbindungen, vom Bestellsystem direkt an die CE - Warenwirtschaft übergeben und dort verarbeitet.
