Cobalt ToDo Manager
Organisieren Sie Ihre Projekte team-, gruppen- und abteilungsübergreifend.
Der Cobalt ToDo Manager schließt genau jene Lücke im Bereich der Aufgabenverwaltung und Projektplanung, die seit Jahren raumgreifend zwischen der zu simplen Lotus Notes- internen ToDo Liste und viel zu teuren professionellen Projektmanagementlösungen klafft.
Durch gezielte Anwenderbefragungen und aussagekräftiges Kundenfeedback entstand in den letzten Jahren eine Lösung, die anforderungs- und branchenübergreifend eingesetzt werden kann und für Kunden mit einem Projektteam von bspw. 15 Mitarbeitern weder zu komplex, noch für Kunden mit 150 Projektbeteiligten zu einfach ist.
Ersetzen Sie Ihre umständlich zu handhabenden Excel Listen oder nur schwer erweiterbare Eigenlösungen durch eine einzige Datenbank, die leicht bedienbar und unkompliziert und ohne Schulung eingeführt werden kann.
Funktionen
| Benachrichtigungen | Excel Export | Protokolle |
|---|---|---|
| Berechtigungen | Gantt Chart | Schnellerfassung |
| Dateianhänge | Gruppenkalender | Statusübersicht |
| Erinnerungsfunktionen | Persönlicher Kalender | ToDos/ToDo-Listen |
| Eskalation | Projekte | Wiederkehrende ToDos |
Einsatzmöglichkeiten
- Für jeden: Verwaltung persönlicher ToDos, Selbstorganisation und Zeitmanagement
- Für Fachbereiche: Steuerung von Todos und Projekten in Teams und Abteilungen
- Für Projektleiter: Projektplanung, Statusübersicht, wiederkehrende Termine
- Für Softwareentwickler: Releasegebundenes Taskmanagement, Releaseplanung
Vorteile
- Minimierung von Aufwänden in der Projektorganisation
- Potentiale von Lotus Notes voll ausschöpfen
- Steigerung der Produktivität
- Steigerung der Qualität
- Verbesserung der Planungssicherheit
- Todos und Projekte unternehmensweit im Überblick
Verfügbar für diese Systeme / Plattformen
- Lotus Notes
- Intranet/SaaS/CloudSharePoint
- Smartphone
Kurz zusammengefasst:
Der Cobalt ToDo Manager begleitet Sie bei der Verteilung, Überwachung und Bearbeitung von ToDos und Projekten. Haben Sie jederzeit einen detaillierten Überblick über den Status aller Aufgaben und Maßnahmen Ihres Unternehmens. Fassen Sie rechtzeitig nach, reagieren Sie auf drohende Verzögerungen, optimieren Sie die Zusammenarbeit in kleinen und großen Teams, unternehmensweit und standortübergreifend.
Screenshots Lotus Notes Client
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| ToDos und Termine in der Kalenderansicht | Detailansicht eines Todos |
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| Übersicht über meine ToDos | Übersicht über alle offenen ToDos nach Bearbeiter |
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| Übersicht über alle offenen ToDos nach Projekt | Übersicht über alle offenen ToDos nach Status |
Praxisbeispiel 1: Meetings protokollieren
Protokollieren Sie die Inhalte von Besprechungen und leiten Sie ohne Verzögerung und Aufwand entsprechende Aufgaben für Teams oder einzelne Mitarbeiter ab. Behalten Sie in Meetings stets aktuell den Status aller Projekte im Überblick. Sie sind jederzeit auskunftsfähig, nicht erst auf Knopfdruck und auch nicht nach langem Suchen.
Praxisbeispiel 2: Projektorganisation und Aufgabenverteilung
Organisieren Sie Ihre Projekte übersichtlich und komfortable und behalten Sie sowohl als Projektleiter als auch Projektmitarbeiter stets den Überblick über alle Aufgaben und Zeitpläne. Legen Sie Projektdokumente an und weisen Sie Aufgaben zu. Aufgaben können in Teilaufgaben zerlegt und parallel bearbeitet werden. Lassen Sie sich automatisiert auf fällige Tasks und Termine aufmerksam machen.
Praxisbeispiel 3: Selbstorganisation und Zeitmanagement
Optimieren Sie die Selbstorganisation und das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter sowohl mit als auch ohne Teambezug. Nach dem „Get Things Done“ – Prinzip können alle geplanten und ungeplanten Aufgaben einem Zeitrahmen (sofort, bald, irgendwann) zugeordnet oder mit Terminen versehen werden.
Funktionsbeschreibung
Plattformen: Lotus Notes, Web Browser oder Mobile App
ToDos lassen sich sowohl per Lotus Notes Client, per Browser oder mittels App für mobile Endgeräte erstellen, einsehen und verwalten.
Aktuelle Statusübersicht
Verschiedene Ansichten, bspw. nach Status, Abteilung, Bearbeiter, Projekt oder Kunde geben Ihnen einen schnellen und stets aktuellen Überblick über alle Aufgaben und Projekte.
Excel Export
Wenn es notwendig ist, Daten aus Lotus Notes nach Excel zu exportieren, so funktioniert dies unkompliziert und schnell über die integrierte Excel Schnittstelle.
Schnellerfassung
ToDos lassen sich in Sekundenschnelle anlegen, kategorisieren und Projekten und Bearbeitern zuweisen. Ob Sie beim Kunden sind und dessen Anforderungen protokollieren oder Ihre eigene Arbeit organisieren, ist hierbei unerheblich.
Erinnerungsfunktionen
Aufgaben und Projekte werden hinsichtlich Statusänderung und Fälligkeit permanent überwacht. Erinnerungsfunktionen weisen den Bearbeiter täglich auf überfällige, heutige und anstehende ToDos hin. Auftraggeber können sich ebenfalls automatisiert informieren lassen.
Konfigurierbare Eskalationsstufen
Frei wählbare Eskalationsstufen binden Ihre Team,- Gruppen- und Abteilungsleiter in den Informationsfluss ein, wenn Termine direkt oder vorab durch Erreichen bestimmter Schwellenwerte überschritten werden.
Schnellverlinkung
Greifen Sie von jedem Ort aus mit nur einem Klick auf alle relevanten Daten zu. Sie erreichen Projekte direkt aus den Task Dokumenten, genauso wie Sie innerhalb eines Projektes alle ToDos dieses Projektes oder Kunden einsehen und öffnen können. Gleiches ist über die verschiedenen Ansichten des ToDo Managers möglich.
Bearbeitung von ToDos in Listenform
Sparen Sie Zeit durch die Erfassung der ToDos in Listenform.